Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung zur Anmeldung und Teilnahme an „Queen of the Void“
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung und Durchführung von „Queen of the Void“ ist:
InSpace Orga
Jan Mamay
Georg-Antoni-Straße 36
36043 Fulda
E-Mail: kommentar.jan[at]proton.me
Weitere Kontaktinformationen:
[Link zum Kontakt]
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Im Rahmen der Anmeldung, Vorbereitung und Durchführung von „Queen of the Void“ verarbeiten wir personenbezogene Daten der Teilnehmer.
Wir verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten, die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind oder die uns freiwillig mitgeteilt werden.
3. Anmeldung zur Veranstaltung
Für die Anmeldung zu „Queen of the Void“ erheben und verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:
•	Vor- und Nachname,
•	E-Mail-Adresse,
•	Angaben zur gewählten Teilnahmeart,
•	Angaben zum Charakter und zur geplanten Darstellung,
•	organisatorische Angaben zur Vollverpflegung und gegebenenfalls zur Übernachtung mit eigenem Feldbett,
•	Zeitpunkt und Inhalt der Anmeldung sowie
•	die Bestätigung der Teilnahmebedingungen.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck der Bearbeitung der Anmeldung, der Kommunikation mit den Teilnehmern sowie der Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung.
Soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Teilnahmevertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Soweit einzelne Angaben freiwillig erfolgen und nicht für die Durchführung des Teilnahmevertrags erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer gegebenenfalls erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder, soweit einschlägig, auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Anmeldung über Google Forms
Für die Anmeldung verwenden wir den Dienst Google Forms (Google Formulare).
Bei der Nutzung des Anmeldeformulars werden die im Formular eingegebenen Daten über die Dienste von Google verarbeitet und für uns bereitgestellt.
Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich:
Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland
Im Rahmen der Nutzung von Google-Diensten kann eine Verarbeitung von Daten auch außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.
Weitere Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Google befinden sich in der Datenschutzerklärung von Google:
[Link zur Datenschutzerklärung von Google]
Die über Google Forms erhobenen Daten verwenden wir ausschließlich für die Anmeldung, Organisation und Durchführung von „Queen of the Void“ sowie damit unmittelbar zusammenhängende Zwecke.
5. Gesundheitsdaten, Allergien und Unverträglichkeiten
Für die Planung der enthaltenen Vollverpflegung und die sichere Durchführung der Veranstaltung können freiwillig Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder anderen relevanten gesundheitlichen Umständen mitgeteilt werden. Hierfür holen wir eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung ein; die Zustimmung zu den Teilnahmebedingungen allein ersetzt diese nicht.
Diese Angaben können Gesundheitsdaten und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO darstellen.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der sicheren Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung und nur auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Die Angabe dieser Informationen ist freiwillig.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf kann formlos an
E-Mail: kommentar.jan[at]proton.me
gerichtet werden.
Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Gesundheitsdaten werden nur den Mitgliedern der Orga zugänglich gemacht, die diese Informationen für die Vorbereitung oder sichere Durchführung der Veranstaltung benötigen.
6. Zahlungsdaten
Für die Abwicklung des Teilnahmebeitrags verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Informationen, insbesondere:
•	Name des Zahlenden,
•	Höhe des gezahlten Teilnahmebeitrags,
•	Zahlungsstatus,
•	Zahlungsdatum und
•	OT Name und IT Name aus dem Verwendungszweck sowie
•	gegebenenfalls weitere für die Zuordnung der Zahlung erforderliche Informationen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Abwicklung des Teilnahmevertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Zahlung des Teilnahmebeitrags erfolgt über PayPal an janronja.mamay@gmx.de. Der Verwendungszweck lautet OT Name / IT Name / Queen of the Void.
Bei der Zahlung verarbeitet PayPal personenbezogene Daten in eigener Verantwortung. Wir erhalten die für die Zuordnung und Bestätigung der Zahlung erforderlichen Transaktionsinformationen.
Weitere Informationen zur Verarbeitung durch PayPal: [Link zur Datenschutzerklärung von PayPal]
7. Kommunikation mit Teilnehmern
Die bei der Anmeldung angegebene E-Mail-Adresse verwenden wir, um im Zusammenhang mit „Queen of the Void“ Kontakt mit dem Teilnehmer aufzunehmen.
Dazu gehören insbesondere:
•	Bestätigung der Anmeldung,
•	Zahlungsinformationen,
•	organisatorische Informationen,
•	Änderungen bezüglich der Veranstaltung,
•	sicherheitsrelevante Informationen und
•	sonstige für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung erforderliche Kommunikation.
Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Durchführung des Teilnahmevertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Eine Nutzung der E-Mail-Adresse für Werbung für andere Veranstaltungen erfolgt nicht automatisch aufgrund der Anmeldung zu „Queen of the Void“.
8. Foto- und Videoaufnahmen
Während „Queen of the Void“ können Fotoaufnahmen der Veranstaltung und der Teilnehmer angefertigt werden.
Die Aufnahmen können insbesondere zur Dokumentation und Darstellung der Veranstaltung sowie für die Öffentlichkeitsarbeit der InSpace Orga verwendet werden. Hierzu kann insbesondere eine Veröffentlichung auf den Webseiten und Social-Media-Auftritten der Orga sowie im Zusammenhang mit der Darstellung und Bewerbung zukünftiger Veranstaltungen gehören.
Welche Rechtsgrundlage für die jeweilige Aufnahme und Veröffentlichung einschlägig ist, richtet sich nach Art und Verwendung der konkreten Aufnahme. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.
Teilnehmer, die nicht fotografiert werden möchten oder nicht auf veröffentlichten Aufnahmen erkennbar sein möchten, können dies jederzeit der Orga oder dem Fotografen mitteilen.
Wir werden einen solchen Wunsch bei der Anfertigung und Auswahl der zu veröffentlichenden Aufnahmen berücksichtigen.
Die Veranstaltungsfotos können den Teilnehmern nach der Veranstaltung zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt werden. Dabei gelten die in den Teilnahmebedingungen genannten Nutzungsbedingungen.
9. Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, soweit dies nicht für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder der Teilnehmer in die Weitergabe eingewilligt hat.
Eine Verarbeitung durch eingesetzte Dienstleister, insbesondere Google im Zusammenhang mit Google Forms und PayPal bei der Zahlungsabwicklung, bleibt hiervon unberührt.
Gesundheitsdaten werden nicht an andere Teilnehmer weitergegeben, soweit dies nicht aufgrund einer konkreten Situation erforderlich und rechtlich zulässig ist.
10. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Anmeldung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von „Queen of the Void“ erforderlich ist.
Nach Abschluss der Veranstaltung werden nicht mehr benötigte personenbezogene Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
Freiwillig angegebene Gesundheitsdaten werden spätestens vier Wochen nach Ende der Veranstaltung gelöscht, soweit keine weitere Speicherung aufgrund eines konkreten Vorfalls erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
Daten, die für steuerliche, buchhalterische oder sonstige gesetzliche Nachweispflichten benötigt werden, können entsprechend der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen länger gespeichert werden.
11. Widerruf von Einwilligungen
Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Der Widerruf kann formlos an
E-Mail: kommentar.jan[at]proton.me
gerichtet werden.
Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.
12. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:
•	Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten,
•	Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten,
•	Löschung personenbezogener Daten,
•	Einschränkung der Verarbeitung,
•	Datenübertragbarkeit,
•	Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen sowie
•	Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.
Zudem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren.
13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die Verarbeitung personenbezogener Daten oder die eingesetzten Dienste ändern.
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt die jeweils maßgebliche Fassung der Datenschutzerklärung.
Stand: November 2026