Teilnahmebedingungen

Teilnahmebedingungen für Queen of the Void
Veranstaltung: Queen of the Void
Datum: 6. März 2027
Ort: Kegelbahn, Oelegemer Str. 33, 36358 Herbstein
Format: Cantina-Vorcon zu Fading Stars I · 20 Spielplätze
Veranstalter: InSpace Orga [link zu kontakt]
– nachfolgend „Orga“ genannt –
1. Geltungsbereich und Anerkennung der Teilnahmebedingungen
Diese Teilnahmebedingungen gelten für die Anmeldung und Teilnahme an „Queen of the Void“.
Die Teilnahmebedingungen werden im Rahmen der Anmeldung zur Verfügung gestellt und vom Teilnehmer bei der Anmeldung akzeptiert.
Die Teilnahme an der Veranstaltung setzt die Anerkennung und Einhaltung dieser Teilnahmebedingungen sowie der geltenden Sicherheits- und Verhaltensregeln voraus.
2. Teilnahmevoraussetzungen
Die Teilnahme ist ausschließlich volljährigen Personen gestattet.
Jeder Teilnehmer muss während der Veranstaltung über eine gültige private Haftpflichtversicherung verfügen.
Die Teilnahme erfolgt unter Beachtung der auf der Veranstaltungsseite veröffentlichten Sicherheits-, Spiel- und Verhaltensregeln sowie der Anweisungen der Orga.
3. Anmeldung und Vertragsschluss
Das Absenden des Anmeldeformulars stellt zunächst eine Anfrage auf Teilnahme dar und begründet noch keinen Anspruch auf einen Teilnahmeplatz.
Ein verbindlicher Teilnahmevertrag kommt erst zustande, wenn die Orga die Anmeldung bestätigt.
Die Orga kann Anmeldungen insbesondere aus Kapazitätsgründen, aufgrund der Charakter- oder Gruppenzusammenstellung oder aus sonstigen sachlichen organisatorischen Gründen ablehnen.
4. Teilnahmebeitrag und Zahlung
Der Teilnahmebeitrag beträgt für SC 20 € pro Person. Vollverpflegung ist enthalten. Eine Übernachtung ist mit einem selbst mitgebrachten Feldbett möglich.
Die Veranstaltung ist nicht gewinnorientiert. Sämtliche Teilnahmebeiträge dienen ausschließlich der Deckung der Kosten für Planung und Durchführung. Etwaige Überschüsse werden vollständig für veranstaltungsbezogene Ausgaben verwendet.
Die Zahlung erfolgt über PayPal an janronja.mamay@gmx.de. Als Verwendungszweck sind OT Name / IT Name / Queen of the Void anzugeben.
Nach Bestätigung der Anmeldung erhält der Teilnehmer die Zahlungsinformationen sowie die entsprechende Zahlungsfrist.
Wird der Teilnahmebeitrag nicht innerhalb der mitgeteilten Frist gezahlt, kann die Orga nach einer angemessenen Nachfrist den Teilnahmeplatz anderweitig vergeben.
5. Rücktritt und Erstattung des Teilnahmebeitrags
Eine Absage der Teilnahme ist der Orga möglichst frühzeitig mitzuteilen.
Bei einer Absage bis spätestens drei Monate vor Beginn der Veranstaltung wird der bereits gezahlte Teilnahmebeitrag zurückerstattet. Für „Queen of the Void“ ist eine Erstattung damit bei einer Absage bis einschließlich 6. Dezember 2026 möglich.
Bei einer späteren Absage erfolgt grundsätzlich keine Rückerstattung des Teilnahmebeitrags, da zu diesem Zeitpunkt bereits Kosten für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung entstanden sein können oder nicht mehr vermieden werden können.
Dem Teilnehmer bleibt der Nachweis vorbehalten, dass der Orga durch die Absage keine oder wesentlich geringere Kosten entstanden sind.
Eine Übertragung des Teilnahmeplatzes auf eine andere Person ist nur nach vorheriger Absprache und Zustimmung der Orga möglich.
6. Absage oder Änderung der Veranstaltung durch die Orga
Die Orga behält sich vor, die Veranstaltung aus wichtigem Grund abzusagen oder notwendige Änderungen am Ablauf, Programm oder Veranstaltungsort vorzunehmen.
Bei Umständen außerhalb des Einflussbereichs der Orga, insbesondere behördlichen Anordnungen, erheblichen Unwettern, Naturereignissen, anderweitigen Notfällen oder einer kurzfristigen Unbenutzbarkeit des Geländes, behält sich die Orga vor die Veranstaltung ggf. abzusagen.
7. Teilnahme auf eigene Verantwortung und Sicherheit
Die Teilnahme an „Queen of the Void“ erfolgt grundsätzlich auf eigene Verantwortung und eigenes Risiko.
Jedem Teilnehmer ist bewusst, dass eine Live-Rollenspielveranstaltung mit typischen Risiken verbunden ist. Dazu gehören insbesondere Bewegung in den Veranstaltungsräumen und bei gedämpfter Beleuchtung, körperlich aktives Spiel sowie die Nutzung von Requisiten, Ausrüstungsgegenständen und gegebenenfalls LARP-Waffen oder Dart-Blastern. Bei einer Übernachtung ist ein eigenes, sicher aufgestelltes Feldbett zu verwenden.
Jeder Teilnehmer ist selbst dafür verantwortlich, seine körperlichen Fähigkeiten und persönlichen Grenzen einzuschätzen und sein Verhalten entsprechend anzupassen. Er entscheidet eigenverantwortlich, an welchen Spielhandlungen und Aktivitäten er teilnimmt.
Jeder Teilnehmer ist insbesondere verpflichtet,
•	auf seine eigene Sicherheit und die Sicherheit anderer Teilnehmer zu achten,
•	erkennbar gefährliche Situationen zu vermeiden oder abzubrechen,
•	ausschließlich geeignete und sichere Ausrüstung zu verwenden,
•	Schäden oder Gefahrenstellen der Orga unverzüglich mitzuteilen und
•	Sicherheitsanweisungen der Orga zu befolgen.
Die Orga übernimmt keine Verantwortung für Risiken, die typischerweise mit der Veranstaltung verbunden und für den Teilnehmer erkennbar sind oder die aus dem eigenverantwortlichen Verhalten des Teilnehmers entstehen, soweit gesetzlich zulässig.
Spielhandlungen rechtfertigen keine tatsächliche Gefährdung anderer Personen.
Die Orga kann Gegenstände, Ausrüstung oder Spielhandlungen untersagen, wenn sie diese für ungeeignet oder gefährlich hält.
8. Alkohol und andere berauschende Mittel
Der Konsum von Alkohol erfolgt eigenverantwortlich.
Stark alkoholisierte oder anderweitig erkennbar berauschte Personen können insbesondere von Kämpfen, der Nutzung von LARP-Waffen und anderen körperlich anspruchsvollen Spielsituationen ausgeschlossen werden.
Die Orga kann Teilnehmer bei erheblicher Beeinträchtigung ihrer eigenen Sicherheit oder der Sicherheit anderer Personen vorübergehend oder dauerhaft vom Spiel ausschließen.
Das Mitbringen und der Konsum von Cannabis sind während der gesamten Veranstaltung auf dem gesamten Veranstaltungsgelände untersagt.
Die geltenden gesetzlichen Bestimmungen zum Besitz und Konsum verbotener Substanzen sind einzuhalten.
9. Verhalten und Ausschluss von der Veranstaltung
Alle Teilnehmer haben respektvoll miteinander umzugehen und die persönlichen Grenzen anderer zu beachten.
Insbesondere werden vorsätzliche Gefährdungen, tatsächliche Gewalt außerhalb vereinbarter Spielsituationen, Belästigungen, diskriminierendes oder erheblich störendes Verhalten sowie wiederholte oder schwerwiegende Verstöße gegen Sicherheits- oder Verhaltensregeln nicht geduldet.
Die Orga ist berechtigt, angemessene Maßnahmen zu treffen. Dazu können eine Verwarnung, der vorübergehende Ausschluss von einzelnen Spielbereichen oder in schwerwiegenden Fällen der Ausschluss von der gesamten Veranstaltung gehören.
Vor einem Ausschluss soll dem Teilnehmer grundsätzlich Gelegenheit gegeben werden, sein Verhalten zu erklären, soweit aufgrund der Schwere oder Dringlichkeit des Vorfalls kein sofortiges Eingreifen erforderlich ist.
Wird ein Teilnehmer aufgrund eines von ihm zu vertretenden schwerwiegenden Verstoßes berechtigt von der Veranstaltung ausgeschlossen, besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Erstattung des Teilnahmebeitrags. 
10. Hausrecht und Veranstaltungsort
Den Anweisungen der Orga sowie den für das Veranstaltungsgelände verantwortlichen Personen ist Folge zu leisten.
Die jeweils geltenden Vorschriften des Veranstaltungsgeländes, insbesondere zu Feuer, Rauchen, Parken, Abfallentsorgung und Nutzung der vorhandenen Einrichtungen, sind einzuhalten.
Von Teilnehmern verursachte Schäden sind der Orga unverzüglich mitzuteilen.
11. Eigenverantwortung, Haftung und Versicherung
Die Teilnahme an „Queen of the Void“ erfolgt grundsätzlich auf eigene Verantwortung.
Jeder Teilnehmer trägt die Verantwortung für sein eigenes Verhalten, seine persönlichen Gegenstände und seine mitgebrachte Ausrüstung sowie für Schäden, die er selbst verursacht.
Voraussetzung für die Teilnahme ist das Bestehen einer privaten Haftpflichtversicherung.
Die Orga haftet nicht für Schäden, die aus den typischen, für den Teilnehmer erkennbaren und von ihm eigenverantwortlich übernommenen Risiken der Veranstaltung entstehen, soweit gesetzlich zulässig.
Für Verlust, Diebstahl oder Beschädigung persönlicher Gegenstände oder mitgebrachter Ausrüstung haftet die Orga nicht.
Die gesetzlichen Haftungsregelungen bleiben unberührt.
12. Gesundheitliche Angaben und Allergien
Soweit Teilnehmer im Rahmen der Anmeldung freiwillig Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder anderen gesundheitlich relevanten Umständen machen, dienen diese Angaben ausschließlich der Vorbereitung und sicheren Durchführung der Veranstaltung, insbesondere der Planung der enthaltenen Vollverpflegung. Die Angabe freiwilliger Gesundheitsdaten setzt eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung voraus.
Die Angabe ersetzt keine eigenverantwortliche Vorsorge des Teilnehmers. Benötigte Medikamente oder persönliche Notfallmittel müssen vom Teilnehmer selbst mitgeführt werden.
Gesundheitsdaten werden nur auf einer entsprechenden datenschutzrechtlichen Grundlage verarbeitet. Weitere Informationen befinden sich in der Datenschutzerklärung zur Anmeldung.
13. Foto- und Videoaufnahmen
Während „Queen of the Void“ können Fotoaufnahmen der Veranstaltung und der Teilnehmer angefertigt werden.
Die Aufnahmen dienen insbesondere der Dokumentation der Veranstaltung sowie der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung der Orga. Sie können von der Orga insbesondere auf ihren Webseiten, in sozialen Medien sowie zur Bewerbung und Darstellung zukünftiger Veranstaltungen veröffentlicht und verwendet werden.
Teilnehmer, die nicht fotografiert werden möchten oder nicht auf veröffentlichten Aufnahmen erkennbar sein möchten, können dies der Orga und dem Fotografen mitteilen. Die Orga und der Fotograf werden dies bei der Anfertigung und Auswahl der Aufnahmen berücksichtigen.
Die von der Orga für die Teilnehmer bereitgestellten Veranstaltungsfotos dürfen von den abgebildeten Teilnehmern für private, nicht kommerzielle Zwecke verwendet und insbesondere auf eigenen Social-Media-Kanälen veröffentlicht werden, soweit die Rechte anderer erkennbar abgebildeter Personen gewahrt bleiben.
Eine kommerzielle Nutzung oder Weitergabe der Bilder an Dritte zur kommerziellen Nutzung bedarf der vorherigen Zustimmung des jeweiligen Rechteinhabers.
Soweit von der Orga beziehungsweise dem Fotografen vorgegeben, ist der Fotograf bei einer Veröffentlichung als Urheber zu nennen.
Die entsprechenden Nutzungsrechte zwischen der Orga und dem Fotografen werden gesondert vereinbart.
14. Datenschutz
Personenbezogene Daten aus der Anmeldung werden entsprechend der gesonderten Datenschutzerklärung verarbeitet.
[Link zur Datenschutzerklärung]
15. Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Teilnahmebedingungen unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen davon grundsätzlich unberührt. An die Stelle einer unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Regelungen.
Stand: November 2026